社内文書の効率的処分方法

男性

業者の信頼性も重視を

個人情報が記された文書や商品の詳細な仕様が記載された書類など、企業ではさまざまな種類の機密文書を保管しているものです。そうした文書は社外秘の扱いとされている例が大半で、万が一でも外部に情報漏洩した場合は企業の社会的信用に傷がつきかねません。そのため多くの企業では使用済みの機密文書をシュレッダーにかけるなりしてその都度処理していますが、大量の文書を処分するのは人的コストという観点から見ると非効率的です。業務効率化と人件費節約を重視する企業では、そうした機密文書の処理を外部の信頼できる専門業者に委託しています。現在ではシュレッダー車による出張サービスや段ボール箱ごと溶解処理するサービスが存在し、多くの企業から利用されているのです。利用する際の料金は出張サービスと回収サービス・持ち込みといった利用方法に加え、細断と溶解など処理方法によっても費用相場が異なります。最も料金が比較しやすい溶解処理の例で見ると、大半のサービス業者は概ね20kg程度のダンボール箱1箱で1500円というのが平均的な料金相場です。安い業者だと1箱千円を切る低価格を打ち出しているところもある一方では、A4用紙5千枚程度入る箱で1個当たり数千円という例も見られます。シュレッダー車による出張サービスを利用した場合は箱単位ではなくキロいくらで料金が設定されている例が大半で、溶解処理よりも費用が割高となる場合も少なくありません。自社で機密文書を箱に詰めて業者に持ち込む場合は料金が最も安く、1箱500円程度で済む業者もあります。こうした機密文書処理サービスを利用する際には費用の安さだけで業者を決めてしまいがちですが、機密文書は間違っても情報流出が許されないものです。そのため依頼する業者の信頼性も選ぶ際の重要な選定ポイントとなりますので、インターネットで業者を検索する際には料金だけでなく評判も確認しておくといいでしょう。