文書とその管理

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ソフト導入時の検討

企業においては、様々な資料を文書作成ソフトなどを用いて作成し管理している。社内に関する資料から、顧客にかかわる資料まで多岐にわたっている。これらの資料においては、通常は作成されたあと社内で共有したりバージョン管理を行い資料を管理していくこととなる。文章を管理するソフトが文書管理ソフトであり、特に一定規模の会社であれば、導入されていることが一般的となっている。文書管理ソフトでは、各社から様々なソフトが販売されている。文書管理ソフトによっては無料で利用できるソフトもあるなど、どのソフトを導入するか迷うケースも多くなる。文書管理ソフトを選ぶ際、大きな要素としてあるのがセキュリティ対策が取れているソフトであるかということがある。文書管理ソフトでは、通常は社内のネットワークなどに接続し社内で共有しながら使用することが多い。文書管理ソフトで管理する資料では、社外に流出すると問題となる資料もある。その為、これらの問題がおきないためのセキュリティ対策が十分に取られたソフトを選ぶことが重要である。また、管理されている文章を探しやすくなっていることもポイントである。文書管理ソフトでは、通常は登録されている資料を検索機能などにより探しやすく工夫されているものがある。これらの検索機能が充実していることで、必要な資料を探しやすくなる。検索機能が利用しにくいソフトを導入すると、利便性が低く使用されなくなる可能性もある。